ใบแจ้งหนี้ Invoice ใบวางบิล ใช้เมื่อไหร่ ?

ใบแจ้งหนี้ Invoice หรือ ใบวางบิล คือเอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการออกเพื่อแจ้งยอดราคาสินค้าหรือบริการ แจ้งวันที่ครบกำหนดชำระค่าสินค้าหรือบริการ เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง ใบแจ้งหนี้จึงเป็นเอกสารที่สำคัญในการทำธุกิจ และจะสามารถพบเห็นได้ทั่วไป เช่น ใบแจ้งหนี้ค่าโทรศัพท์ ใบแจ้งค่าโทรศัพท์ ใบแจ้งค่าไฟ เป็นต้น เอกสารพวกนี้ก็คือเอกสารแจ้งหนี้นั่นเอง

ผู้ขายสินค้า หรือ ให้บริการจะต้องออกใบแจ้งหนี้เมื่อไหร่ ?

การออกใบแจ้งหนี้นั้นตามชื่อของเอกสารเลย คือออกเมื่อเราต้องการจะเก็บค่าใช้จ่ายจากลูกค้า ซึ่งเงื่อนไขและรายละเอียดของเอกสารนั้นจะต้องชัดเจนที่สุด แสดงข้อมูลรายละเอียดสินค้าและบริการอย่างชัดเจน ป้องกันความผิดพลาดของการชำระค่าใช้จ่ายให้มากที่สุด เพราะเอกสารตัวนี้หากออกผิดพลาดเพียงเล็กน้อย อาจจะทำให้การได้รับเงินของเราล่าช้า ติดขัด หรือ ถึงขั้นอาจจะดูไม่น่าเชื่อถือเลยก็ได้

แล้วในใบแจ้งหนี้ จะต้องใส่ข้อมูลสำคัญอะไรบ้าง ?

หัวเอกสาร จะต้องมีการแสดงหัวเอกสารว่าเอกสารนี้คือ “ใบแจ้งหนี้” หรือ “ใบวางบิล” สิ่งนี้สำคัญในการสื่อสารกับลูกค้า และ ในการทำบัญชีด้วย

ข้อมูลของผู้ออกใบแจ้งหนี้ เช่น หากเป็บริษัท โลโก้บริษัท ชื่อบริษัท ที่ตั้งบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ เป็นต้น หากเป็นบุคคล ชื่อบุคคล ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เป็นต้น ใส่ข้อมูลให้มากที่สุดเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าเราเป็นใคร อยู่ที่ไหน มีตัวตนจริงๆ

ข้อมูลผู้รับใบแจ้งหนี้ ใส่ข้อมูลให้ชัดเจน ชื่อ ที่ตั้ง เบอร์ติดต่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และข้อมูลอื่นๆ ให้ถูกต้อง หลายๆกรณี ใส่ข้อมูลบางอย่างผิด ก็สามารถทำให้ได้รับเงินช้าลงเพราะบางบริษัทมีการชำระค่าใช้จ่ายเป็นรอบ ดังนั้นจึงต้องให้ความสำคัญเช่นกัน

เลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร และ วันครบรอบชำระค่าใช้จ่าย ในส่วนนี้สำคัญมากในการทำบัญชี และ การกำหนดวันที่ในการชำระค่าใช้จ่ายให้กับลูกค้า ในบางบริษัทอาจจะต้องพูดคุยตกลงถึงรอบการชำระของลูกค้า จึงจะสามารถลงวันที่ครบรอบชำระค่าใช้จ่ายได้ และ ส่วนเพิ่มเติมคือการอ้างอิงถึงเอกสารตัวอื่น เช่น อ้างอิงใบเสนอราคาเลขที่อะไร เป็นต้น

รายการสินค้า และ ราคาสินค้า ส่วนนี้สำคัญที่สุดในเอกสาร จะต้องชัดเจน ตรงไปตรงมา เข้าใจง่าย และ รายละเอียดชัดเจน หากสินค้ามีตัวเลือก ควรจะใส่ตัวเลือกให้ชัดเจน เช่น สี หรือ ไซต์ เพื่อสร้างความชัดเจนให้ลูกค้ามากที่สุด เพราะในบริษัทใหญ่ๆอาจจะมีการวางบิลเป็นจำนวนมาก หากส่วนนี้ไม่ชัดเจน อาจจะเป็นเหตุผลให้ได้รับค่าใช้จ่ายช้าเช่นกัน

ลงลายมือเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ เป็นส่วนที่แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าให้เป็นผู้ดูแลเอกสารแจ้งหนี้ใบนั้นๆ หากเกิดข้อสงสัย หรือ ข้อผิดพลาดจะได้แจ้งถึงเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบได้

ข้อความอื่นๆ ระบุข้อความเงื่อนไขต่างๆไม่ว่าจะเป็นการชำระเงิน วิธีการจัดส่ง วิธีการชำระเงิน เป็นต้น

ทั้งหมดคือส่วนที่สำคัญในการออกใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล หากต้องการออกใบแจ้งหนี้ >>> คลิกสร้างใบแจ้งหนี้